SI en les PIMES

Moltes PIMES utilitzen ordinadors per portar la comptabilitat, facturació, fer els diversos documents, enviar correus electrònics i tenir pàgina web. Això de per sí ja és una fita a Girona, on el nivell d’empreses amb pàgines web és dels més baixos de l’Estat. Tot i així, està lluny del que hauria de ser una correcta informatització de la Empresa. Ja fa temps que el terme informàtica s’ha substituït per Sistemes d’Informació (SI), La gestió d’un SI implementat en el sistema informàtic de la empresa ha de tenir una seria de fites, que ens serveixen per valorar la seva qualitat:
- Avantatges competitives respecte la competència
- Reduir tràmits interns i externs - Captació de clientes
- Reduir temps de treball i complexitat dins l’empresa
- Reduir llocs de treball
- Erradicar o reduir l’ús de paper
- Evitar desplaçaments
- Simplificar els processos productius
- Facilitar la pressa de decisions empresarials
- Consolidar la imatge de l’Empresa
Un aspecte important és evitar que el Sistema Informàtic representi una càrrega de treball addicional, i que la entrada de dades es vegi duplicada. S’ha de dissenyar en funció del volum d’informació a tractar, la rapidesa que necessitem en obtenir les dades, la seguretat física i lògica necessària i s’ha de garantir l’accés a la informació a tots els actors implicats, però sols d’aquella informació necessària per les seves tasques, tot això fent un equilibri entre despesa, mitjans i resultats.
Per aquesta raó, totes les PIMES haurien de fer ús de Consultors Informàtics que, coneixent la realitat de la seva Empresa, facin d’interlocutors vàlids entre l’empresari i les empreses de serveis informàtics, moltes de les quals es limiten a proporcionar determinat software i vendre maquinari, sense fer un plantejament adient i sense tenir una temporalització delimitada i realista per a la seva implementació. Aquests preceptes son vàlids per qualsevol negoci. El primer pas es planificar quina informació és crítica pel nostre negoci, conèixer si la informació és interna, externa i com farem la gestió per obtenir, processar i utilitzar aquestes dades. Per exemple, suposem que tenim un programa de comptabilitat per presentar els impostos a hisenda, permet respondre a la rendibilitat per producte? al cost mínim de venta? si puc contractar un altre persona, ampliar el negoci o fer un altre inversió? Permet una adequada gestió d’impagats? Conciliar bancs? Si tinc una web, la troben els potencials clients? Està actualitzada? Poden fer gestions online? Està integrat el control de stock dels meus productes? Si faig un canvi de preus, apareix automàticament reflectit? Disposo de la informació important del meu sector? Disposo d’un històric de compres, trucades i comunicacions dels meus clients? La seguretat és un altre factor important, haig de tenir els recursos necessaris per evitar pèrdues d’informació, així com el robatori de dades.
El disseny d’un SI adequat al nostre negoci, en la majoria dels casos, no comporta una gran despesa econòmica, sols és necessari fer el correcte plantejament inicial, i el seguiment adequat per a la seva implementació i explotació. Curiosament, la majoria de petits empresaris estan disposats a contractar advocats i gestors, però parteixen del costum de no pagar per disposar de consultors informàtics. Pregunten a amics, a la botiga on compren l’ordinador, a qualsevol sense tenir clar de com s’hauria de planificar el seu negoci,
La informàtica és un dels camps amb més intrusisme professional, tothom és un entès, però a la pràctica les despeses i pèrdues d’oportunitat de les PIMES per una mala planificació del seu SI son desmesurades. La majoria d’empreses han de veure, desesperades, com la implantació d’un ERP o CRM multiplica per deu el cost inicial previst, no cobreix les expectatives i suposa una experiència traumàtica pel personal implicat. Ja per acabar, comentar que la planificació d’un SI és un bon exercici per dissenyar i revisar el funcionament del nostre negoci, els resultats esperats i d’establir els mecanismes de control necessaris.
Publicat en la revista AQUAE octubre 2011